Watch Out – Intelligent Information Retrieval is Coming to a Business Near You!

flickr.com/morville

The Norwegian National Collection Agency (NCA) chose to use a search engine as a central component of their information infrastructure. Per Waage (CEO) is expecting to collect more money through monthly down payments, having more information about people’s financial assets at his hands. Moving from an old mainframe architecture to the FAST Enterprise Search Platform was an important strategic decision for NCA, as they layed down the foundation for a more scalable and cost-effective information management system.

The story of Per Waage and NCA (continued below) clearly illustrates how search technology helps reduce cost and increase productivity for information-intensive enterprises. It’s not an isolated case when modern knowledge workers in a Norwegian insurance company spends on average 30% of a weeks work re-finding information that already exists somewhere in the sea of information (survey refered by the book “Informasjonshavet”). Wasting time this way means loosing over 50 MNOK a year for a business with 1,000 employees. Search is now the solution sought by more and more companies.

The rest of this article is in Norwegian. If you feel that Norwegian is a totally incomprehensible (although somewhat funny-sounding) language, try reading a translated version of the article (provided by Google Translate):

Read the entire article in Norwegian:

Det finnes så mye innhold – og så lite tid! Med over 8 milliarder nettsider er det nå sjeldent mulig å manuelt finne frem til akkurat den informasjonen man er på jakt etter.

I boka ”Informasjonshavet” gjengis undersøkelser som viser at en moderne kunnskapsmedarbeider i et norsk forsikringsselskap i snitt bruker 30% av sin arbeidsuke til å gjenfinne informasjon som allerede eksisterer – et eller annet sted i informasjonshavet.

Slik kan det ikke fortsette i dagens jakt på økt effektivitet. Tallene innebærer nemlig at en virksomhet med 1.000 ansatte mister over 50 MNOK årlig i bortkastet tid, for ikke å snakke om frustrasjonen den ørkesløse jakten på informasjon betyr for den enkelte medarbeider.

Gudskjelov finnes det en løsning som stadig flere tyr til – søkeløsninger.

Noen søkeløsninger er dyre, noen er gratis. Dette er løsninger som baserer seg på intelligent innpakking av søkemotorfunksjonalitet som raskt leter frem nettsider og informasjonselementer som samsvarer med et gitt søk, og rangerer disse etter hva den oppfatter som mest relevant. En moderne søkemotor muliggjør mye av den sentrale funksjonaliteten i en informasjonsforvaltningsløsning. De beste søkeverktøyene byr også på en mye dypere semantisk og kontekstuell forståelse av ord/uttrykk, slik at søkemotoren skjønner bedre hva brukeren er ute etter.

Utviklingen går fort framover, og bringer godt nytt for en morgendag da mange av oss risikerer å drukne i informasjonshavet. Vi nærmer oss raskt den dagen da teknologien vil gjøre det mulig for søkemotorer – og datamaskiner – å forstå den faktiske meningen i informasjon som legges tilgjengelig på interne intranett og som publiseres på Internett. Det gir igjen en helt annen nytte av nettet enn i dag, ikke minst for håndtering av ustrukturert informasjon.

Søk og søkeløsninger vil bli sentrale fremover, ikke minst fordi Internett seiler opp som den helt sentrale leverandøren av all informasjon. Vi tror søk vil bli en standard del av IT-infrastrukturen i enhver virksomhet – og det har vi sagt siden 1999.

John Markus Lervik, FASTs CEO og gründer

Mange tror semantisk web vil være neste generasjon av Internett, hvor nettet forstår meningen med ord og kommandoer, fjerner reklameinnslag – kort sagt utfører rutineoppgavene. Potensialet er enormt – i realiteten vil en semantisk webløsning kunne evaluere flere kombinasjoner i løpet av en time enn du som leser kan håndtere i hele ditt liv. I tillegg vil denne utviklingen i betydelig grad redusere kostnader og øke kvaliteten på innhold, samt sikre en helt annen grad av interoperabilitet enn det vi i dag erfarer. I likhet med semantisk web kan emnekart brukes til å generere automatisk interaksjoner. Emnekart er regelbaserte kunnskaps-entiteter som beskriver innhold i emner og sammenhengen mellom de. Nok et område hvor Norge er helt i tet internasjonalt.

Undertegnede besøkte nylig Google i Palo Alto, California og der i gården var de sikre på at mobilen snart vil være et vanligere søkeverktøy enn alle andre dataenheter, enten vi snakker mobiltelefon, PC eller TV-en. I Googleplex lente de seg på tallene som viste at iPhone-brukerene i snitt surfet 16 ganger mer enn alle andre telefonbrukere. Med en liten skjerm og begrenset tid til rådighet er det ingenting som slår søk som et enhetlig informasjonsaksesspunkt.

Sist, men ikke minst har informasjonsveksten medført at det i dag er på det nærmeste umulig å manuelt kontrollere alle informasjonsregistreringer/-endringer i virksomheten. Gode verktøy som bistår med å sikre effektiv drift, automatisert overvåking og kontroll av avvik er er derfor en nødvendighet for å følge opp at retningslinjene overholdes. Gode retningslinjer er nemlig til liten hjelp dersom man ikke følger opp at de etterleves.

Automatiserte søkeløsninger løser også dette problemet, selv om de færreste har fått med seg dette. Slike løsninger kan utstyres med direkte rapporteringsmuligheter til ledelsen ved brudd på kritiske føringer.  Det vi vil se fremover er fremveksten til løsninger som håndterer risiko som en integrert del, og det er på høy tid!

La oss se på en virksomhet som har gjort en formidabel innsats med å holde seg i forkant av IT-utviklingen i mange år. Per Waage, Statens Innkrevingssentral sin øverste leder siden 1990, innså tidligere enn de fleste potensialet i intelligent informasjonsutnyttelse, og har gjort det til en konkurransefordel.

Etter at jeg begynte i SI kom jeg etter hvert til den erkjennelse at SI måtte redusere IT-kostnadene. Vi var på en stormaskinplattform der ekstern leverandør både eide hovedapplikasjonen og datamaskinen. Dette førte til store endringskostnader. Vi stod i realiteten ovenfor to strategiske alternativer: valget mellom en lite teknisk krevende, men arbeidsintensiv tilnærming, eller en mer kostbar og avansert teknologisk plattform som i større grad kunne skalere økende krav uten å kreve like mye på bemanningssiden. I SI valgte vi å gå for et teknologiløp og opplever nå store fordeler takket være den beslutningen. Det gamle systemet ville med de endringene vi trenger å gjøre i dag, ha kostet oss 135 mill kroner. Med det nye systemet kan vi derimot utvikle innovative løsninger som gjør at vi kan bli tildelt enda flere oppdrag som også skaper nye arbeidsplasser.

Per Waage og SI går nå i gang med en kraftig oppgradering av systemene, og sentralt står søketeknologi fra FAST. Hittil har de bare brukt vanlige registre med strukturert informasjon. Nå skal kilder på Internett og annen ustrukturert informasjon også inn. I neste fase vil man lage automatiserte søk som skiller ut relevant informasjon. Når Waage får mer informasjon om hva folk eier, regner han med å kunne hente inn mer penger, dette ved å finne mulighetene til å øke månedlige trekkbeløp. ”Kan vi øke beløpet med i gjennomsnitt 200 kroner på ca. 250 000 fakturaer, vil vi kunne øke innbetalingene med 240 millioner i måneden.”

Statens Innkrevingssentral har gjort sitt valg av søkemotor som informasjonsinfrastruktur til en strategisk beslutning, og FAST til en integrert del av sin systemportefølje. Vi tror de vil få følge av mange i årene fremover.

Hvorfor?

Ingen sier det bedre enn Per Waage selv – ”Hvis vi ikke hadde gjort all den effektiviseringen vi har vært gjennom, ville kostnadene våre vært dobbelt så høye, vi måtte hatt flere ansatte og vi ville levert lavere effektivitet.”

Trenger man egentlig en bedre begrunnelse en dette?